7. Форматирование документов

⬇

Цель этого раздела – сформировать общее представление о форматировании документов. В то время как форматирование характеризует внешний вид документа, т. е. то, как выглядит текст на экране компьютера или на листе бумаги, оно может оказаться важным для понимания текста и его логической структуры. Форматирование подразумевает размер текста, а также использование полужирного шрифта, курсива или подчёркивания. Многие организации предъявляют жёсткие требования к форматированию электронных документов. Понимание и учёт особенностей форматирования может существенно облегчить подготовку или чтение электронных документов.

В этом разделе:

• Информация о форматировании текста

• Распространённые приёмы форматирования

• Настройка автоматического уведомления об изменении форматирования

• Использование ленточного интерфейса

7.1 Информация о форматировании текста

Программа NVDA может предоставлять информацию о форматировании текста. Нажмите NVDA * +**

*f , чтобы узнать название шрифта, его размер, атрибуты и выравнивание.

Название шрифта указывает на начертание символов. Разные шрифты отличаются друг от друга внешним видом. Символы некоторых традиционных шрифтов выглядят как буквы, набранные на печатной машинке; другие словно написаны от руки.

Размер шрифта измеряется в пунктах (обычно на письме обозначается PT). Чем больше число, тем крупнее шрифт. Для большей части деловой документации подходит шрифт в 12 пунктов.

Говоря про цвет шрифта, могут иметь в виду цвет самих символов и/или фона, на котором они написаны. Если цвет не менять, то NVDA в некоторых программах сообщает: «Цвет по умолчанию». Иначе NVDA может сообщить конкретный цвет (например, чёрный или зелёный).

Атрибуты текста влияют на внешний вид и подчёркивают идею автора. Так, полужирный текст (который визуально крупнее) используется для усиления и расстановки акцентов. Символы, набранные курсивом, немного наклонены вправо и нередко используются для обозначения цитат. Ниже подчёркнутого текста проведена горизонтальная линия, в результате чего он сразу привлекает внимание. Различные атрибуты текста можно сочетать. Так, для заголовка может использоваться одновременно полужирный шрифт и подчёркивание, чтобы он явно выделялся на фоне остального текста.

выравнивание определяет позицию строки или целого абзаца текста. Обычный текст, как правило, выравнивается по левому краю – это значение по умолчанию. На практике выравнивание текста по левому краю означает, что первое слово каждой строки находится на одинаковом расстоянии от левой границы страницы или экрана. При этом каждая строка (в зависимости от текста) может заканчиваться на разном расстоянии от правой границы. выравнивание текста по правому краю – прямо противоположно: фиксированным будет расстояние между последним символом каждой строки и правым краем страницы. Каждая строка центрированного текста имеет одинаковое расстояние до левого и до правого отступов. Выравнивание текста по ширине используется в книгах и газетах: строки выравниваются по левому и правому краям за счёт изменения расстояния между словами.

Форматирование отображается на Брайлевском дисплее, только если кодовая таблица содержит символы форматирования.

Нажмите NVDA * +**

*f дважды быстро, чтобы вывести информацию о форматировании текста в небольшом окне. По нему можно перемещаться стандартными навигационными командами, а содержащийся текст выделять и копировать при необходимости. Окно с информацией о форматировании текста можно закрыть клавишей Escape.

В следующем упражнении используется новая команда – Control * +**

*b , которая включает и выключает полужирный шрифт. Это один из наиболее распространённых способов привлечь внимание читателя. Давайте уточним информацию о форматировании текста в новом документе WordPad.

Упражнение: узнаём информацию о форматировании

1. Откройте WordPad и напишите несколько строк:

Мы в ракете серебристой Полетим легко и быстро, Прямо в небо среди туч, Где играет солнца луч.

1. Нажмите NVDA +* f

. NVDA озвучит форматирование текста, например: "Calibri 11.0pt, Цвет по умолчанию на цвет по умолчанию, выравнивание по левому краю"). Если используется Брайлевский дисплей, эта информация на нём отобразится;

* Выделите слово «небо» (для этого нужно нажать один раз стрелку вверх и несколько раз Control +стрелка влево , пока NVDA не прочитает слово «небо» и курсор не окажется в его начале. Затем нужно нажать Control +__

Shift +стрелка вправо

);

* Нажмите Control +__

b

• , чтобы выделенное слово стало полужирным;
• Нажмите NVDA +* f *

дважды быстро, чтобы вывести на экран окно с информацией о форматировании

текста. Теперь NVDA должна прочитать: «Calibri 11.0pt Цвет по умолчанию на

Цвет по умолчанию полужирный выравнивание по левому краю»;

• Используйте стрелки, чтобы перемещаться по строкам. Если NVDA вместо информации о форматировании текста читает само стихотворение, повторите шаг пять, нажав NVDA+f дважды чуть быстрее;

• Нажмите Escape , чтобы вернуться в документ;

• Переместите курсор в другую часть документа и уточните информацию о форматировании. По идее все слова кроме «небо» не помечены полужирным шрифтом, поэтому NVDA про полужирный текст ничего не сообщит;

• Оставьте этот документ открытым для будущих упражнении.

7.2 Автоматическое уведомление об изменении форматирования

NVDA можно настроить так, чтобы в процессе чтения текста автоматически получать сообщения об изменении форматирования. Это окажется особенно полезным в процессе редактирования и корректирования текста. Например, читая текущую строку, она может автоматически сообщить о том, что конкретное слово набрано полужирным шрифтом. Для этого не придётся нажимать NVDA+f на каждом слове.

Настройки, отвечающие за автоматическое уведомление об изменении форматирования, содержатся в категории «Форматирование документа» диалога настроек NVDA. Большинство настроек диалогового окна позволяют прямо указать, какие именно изменения форматирования будут озвучиваться (например, изменение размера или цвета текста). Один из флажков в этом диалоге называется «Сообщать изменения форматирования после курсора». Эта настройка отвечает за автоматическое уведомление об изменении форматирования именно в процессе чтения текста. Если этот флажок не отмечен, то в некоторых программах (например, в WordPad), NVDA будет уведомлять об изменении форматирования непосредственно под курсором, т. е., например, при нажатии стрелки вправо, но не по команде читать всё.

Чтобы открыть настройки форматирования документа, необходимо активировать диалог настроек NVDA (см. пункт «Параметры» меню NVDA) и выбрать соответствующую категорию. Также можно использовать сочетание клавиш NVDA+Control+d, которое сразу откроет категорию «Форматирование документа» диалога настроек NVDA.

Упражнение: настраиваем автоматическое уведомление об изменении

форматирования

1. Нажмите NVDA +* t

• , чтобы прочитать заголовок окна. Убедитесь, что документ из прошлого упражнения всё ещё открыт;
• Нажмите NVDA +стрелка вверх (ноутбук – NVDA +* l

), чтобы прочитать текущую строку. Обратите внимание: NVDA читает текст на текущей строке, но не сообщает о том, что слово «небо» набрано полужирным шрифтом;

* Нажмите NVDA +__

Control +**

*d , чтобы открыть настройки форматирования документа;

* Нажимая Tab , спуститесь к флажку «Атрибуты шрифта», и отметьте его клавишей пробел;

• Нажмите Enter , чтобы сохранить сделанные изменения и вернуться в документ;

• Нажмите NVDA +стрелка вверх (ноутбук – NVDA +* l

), чтобы снова прочитать текущую строку. Обратите внимание: на этот раз NVDA читает: «Прямо в полужирный небо нет полужирного среди туч»;

* Нажмите NVDA +__

f

• , чтобы прочитать форматирование текста и сведения о текущем шрифте;
• Снова оставьте файл открытым, поскольку он понадобится для следующего упражнения.

7.3 Команды форматирования текста

Некоторые широко распространённые команды форматирования текста используются во многих приложениях. Они позволяют расставить смысловые акценты, изменить размер шрифта или выравнивание текста.

Использование полужирного начертания, курсива или подчёркивания призвано привлечь внимание или расставить акценты. Полужирный шрифт обеспечивает сильный смысловой акцент. Буквы становятся заметно толще и сразу выделяются на фоне обычного начертания. Чтобы выделенный текст стал полужирным, нажмите Control+b. Курсив обычно используется для обозначения цитат или для наглядного обособления текста. Визуально символы, набранные курсивом, немного наклонены вправо. Чтобы выделенный текст стал курсивным, нажмите с * ontrol**

+i*. Подчёркивание также используется для расстановки смысловых акцентов. Кроме этого, подчёркнутый шрифт часто используется для ссылок на WEB-страницы (впрочем, в этих случаях подчёркивание добавляется автоматически). Чтобы сделать выделенный текст подчёркнутым, нажимайте *с __ ontrol** +

u*.

Выравнивание текста распространяется на всю строку, поэтому может быть выполнено из любого места строки:

• По левому краю (все строки текста располагаются на одинаковом расстоянии от левого края страницы) – с * ontrol**

+__l*

• По центру (одинаковое расстояние с обеих сторон строки) – с * ontrol**

+__e*

• По правому краю (все строки текста располагаются на одинаковом расстоянии от правого края страницы) – с * ontrol**

+__r*

Размер текста:

• Увеличить текст - с * ontrol**

+__Shift +*. Обратите внимание: при каждом нажатии размер текста не увеличивается на один пункт (12 PT, 13 PT, 14 PT). Он обычно начинается с 8 PT и увеличивается на две единицы или более.

• Уменьшить шрифт – Control+Shift * +

• ,

Если вы знаете английский язык, то легко запомните эти сочетания клавиш, поскольку они в основном используют клавишу Control и первые буквы соответствующих слов: b – bold (полужирный), I – italic (курсив), u – underline (подчёркивание), r – right (правый), l – left (левый). Возникает вопрос: «Почему же команда для выравнивания текста по центру – Control+e, а не Control+c?» Чтобы ответить, нужно держать в голове использование буфера обмена. Не каждая команда может задействовать в клавиатурном сочетании первую букву своего названия.

Упражнение: используем команды форматирования текста

1. Убедитесь в том, что документ, с которым вы работали на протяжении этого раздела, всё ещё открыт;

2. Откройте диалог «Форматирование документа» NVDA и проверьте, что флажки «Размер шрифта» и «Выравнивание» отмечены;

3. Выделите всю первую строку документа (для этого сначала нажмите Control +* home

• , чтобы перейти в начало текста, а затем Shift+End, чтобы выделить строку);
• Нажимайте Control +* Shift + , чтобы увеличить размер шрифта, пока он не достигнет 16 пунктов. Для проверки после каждого нажатия используйте *

NVDA +* f*. Количество нажатий будет зависеть от начального размера шрифта;

• Нажмите Control +* a

• , чтобы выделить весь документ, а затем Control+r, чтобы выровнять текст по правому краю.

• Перейдите в начало документа (нажав либо стрелку влево, либо стрелку вверх);

• Перечитайте документ, используя стрелки вниз и вверх. Обратите внимание: NVDA автоматически уведомляет об изменении размера шрифта, но не о выравнивании (поскольку весь текст выровнен одинаково – по правому краю);

• Нажмите NVDA +* f

• , чтобы прочитать форматирование текста, включая информацию о выравнивании по правому краю;

• Сохраните документ под именем «Космос» и Вашими инициалами, а затем закройте WordPad.

7.4 Использование ленточного интерфейса

Ленточное меню или просто «лента» используется в некоторых программах для того, чтобы предоставить доступ к их возможностям и настройкам. Визуально лента находится в верхней части окна программы – сразу под заголовком. Как мы уже могли убедиться, многие команды того или иного приложения можно активировать при помощи сочетаний клавиш, но некоторые присутствуют только в ленте. Согласитесь, трудно запомнить те команды, которыми редко пользуешься. В то же время очень полезно знать, что все возможности программы доступны в ленточном меню.

Лента состоит из вкладок. Команды на каждой вкладке разделены на панели инструментов – или группы. Например, вкладка «Вид» текстового редактора WordPad содержит команды, отвечающие за внешний вид документа и окна самой программы. На вкладке «Вид» содержится группа «Масштаб» с элементами управления, позволяющими увеличить или уменьшить масштаб.

Чтобы получить доступ к ленте, достаточно нажать клавишу Alt. Стрелки влево и вправо используются для выбора вкладки. Для перемещения между группами открытой вкладки нажимайте Control+стрелка вправо и Control+стрелка влево. Для перемещения между отдельными командами нажимайте клавишу Tab. Если нажать Tab в конце группы, фокус перейдёт на следующую группу.

NVDA сообщает не только название каждого объекта ленты, но и комбинацию клавиш, которая позволяет сразу до него добраться. Например, если в программе WordPad нажать Alt, чтобы активировать ленту, а затем, нажимая стрелку вправо, переместиться к вкладке «Вид», NVDA сообщит: «Вид вкладка выделено Alt+в». Если вы активно используете команды вкладки вид, то можете сразу её активировать, нажимая Alt+в или Alt, а затем в.

Перемещаясь по разным группам, вы заметите, что каждый объект сопровождается последовательностью клавиш быстрого доступа, которая начинается с Alt и содержит ещё три или четыре символа. Так, для изменения масштаба в текстовом редакторе WordPad можно нажать:

• Alt (чтобы активировать ленту)

• в (чтобы попасть на вкладку «Вид»)

• м (чтобы работать с группой «Масштаб»)

• б (чтобы увеличить масштаб, т. е. сделать его больше) или м (чтобы уменьшить).

Обратите внимание: когда вы попадаете в ленту, активной является та вкладка, которая использовалась в прошлый раз. В этой связи рекомендуется каждый раз явно указывать требуемую вкладку.

Давайте потренируемся использовать ленту для того, чтобы увеличить межстрочный интервал нашего стихотворения. Это может существенно облегчить чтение некоторым пользователям.

Упражнение: изучаем ленточный интерфейс

1. Откройте в программе WordPad документ «Космос», который вы сохраняли в одном из прошлых упражнений;

2. Выделите весь текст (Control +* a

*);

* Нажмите Alt , чтобы активировать ленту. NVDA сообщит, что лента активирована, и прочитает название текущей вкладки;

• Нажмите «г » или убедитесь, что фокус находится на вкладке «Главная»;

• Нажимайте Control +стрелка вправо , пока NVDA не сообщит: «Абзац группа» и не прочитает название первого объекта: «Уменьшить отступ»;

• Нажимайте Tab , пока NVDA не прочитает: «Изменить междустрочный интервал», а затем нажмите Enter, чтобы его активировать;

• Появится раскрывающийся список с настройками междустрочного интервала. Нажимайте стрелку вниз , пока фокус не окажется на пункте «1,5», а затем нажмите Enter, чтобы активировать этот пункт;

• Повторите шаги с третьего по шестой, чтобы убедиться, что междустрочный интервал составляет 1,5;

• Перемещаясь при помощи стрелки вниз по настройкам междустрочного интервала, обратите внимание: достигнув пункта «1,5», NVDA сообщит: «Отмечено». Нажмите ещё раз Alt , чтобы закрыть список, выйти из ленты и вернуться в текст документа;

• Сохраните и закройте документ.

7.5 Подробнее о ленточном интерфейсе

Визуально названия вкладок ленты представляют собой текстовые метки, а выделенная (активная) лента – это набор панелей инструментов, т. е. фактически строка значков, находящихся прямо под ней. Одни значки больше других, а в некоторых группах может быть по несколько строк со значками. Именно по этой причине для перемещения по группам рекомендуется использовать Tab, а не курсорные стрелки.

В момент непосредственного использования ленты она всегда отображается на экране. В другое время её можно скрывать и возвращать обратно при помощи сочетания клавиш Control+f1. NVDA никак не реагирует на это сочетание, но основная часть ленты при каждом нажатии будет либо скрываться, либо появляться на экране. Возможность скрывать ленту полезна, в основном, с визуальной точки зрения, поскольку лента занимает часть основной рабочей области (например, в WordPad остаётся меньше пространства для отображения самого документа). Некоторые программы (например, WordPad) по умолчанию отображают ленту, А другие (например, «Проводник», с которым мы познакомимся в следующем разделе) – скрывают. Если лента скрыта, то после нажатия Alt фокус часто попадает на кнопку «Меню приложения», а не на заголовок последней использовавшейся вкладки. При помощи стрелок также можно перемещаться по вкладкам, которые NVDA будет озвучивать несколько иначе: «Главная вкладка подменю». Если же лента отображается, то NVDA будет сообщать: «Главная вкладка выделено». Если лента скрыта, необходимо дополнительно нажимать Enter, чтобы открыть требуемую вкладку, а затем нажимать Tab или Shift+Tab.

Давайте ещё немного поработаем с лентой в WordPad. На этот раз она нам пригодится, чтобы вставить в документ текущую дату. Заодно потренируемся использовать клавиши быстрого доступа к объектам ленты.

Упражнение: подробнее изучаем ленточный интерфейс

1. Откройте WordPad с новым документом;

2. Активируйте ленту и перейдите на вкладку «Главная»;

3. Переместитесь в группу «Вставка» вкладки «Главная»;

4. Перемещайтесь по объектам группы «Вставка» до кнопки «Дата и время». Обратите внимание на клавиши быстрого доступа – они пригодятся в следующий раз. Это Alt плюс первые буквы названия вкладки и текущего объекта;

5. Нажмите Enter , чтобы активировать выделенный объект. Появится диалог, содержащий перечень доступных форматов времени и даты, из которых нужно выбрать один;

6. Выберите формат, который содержит полное название дня недели, и нажмите на нём Enter , чтобы вставить в пустой документ;

7. Отредактируйте документ так, чтобы получилось:

«Сегодня», а затем текущая дата «Точное время»

1. Переместите курсор в конец документа, чтобы дописать вторую строку. Теперь нажмите клавиши быстрого доступа (см. шаг 4), чтобы открыть диалог вставки даты и времени, и вставьте в документ время в любом формате;

2. Перечитайте документ и убедитесь, что правильные дата и время находятся на своих местах. Если дата или время не соответствуют действительности, пожалуйста, проконсультируйтесь у специалистов (или просто более опытных пользователей). Когда закончите, закройте WordPad, не сохраняя изменений.

7.6 Краткое содержание раздела «Редактирование документов»

В этом разделе рассмотрены некоторые из наиболее распространённых команд форматирования текста. Также затронуты различные способы чтения информации о форматировании:

• Уточнение форматирования вручную:

o Чтение информации о форматировании текста по мере необходимости по NVDA+f

o Понимание прочитанной информации

• Настройка автоматического уведомления об изменении форматирования

o Настройка автоматического уведомления об изменении атрибутов шрифта, таких как полужирный текст

o Отслеживание изменения форматирования

• Использование распространённых команд форматирования

• Использование ленты в программе WordPad

Упражнение: повторяем форматирование документов

1. Откройте документ «Космос», созданный в одном из предыдущих упражнений;

2. Откройте категорию «Форматирование документа» диалога настроек NVDA и включите чтение номеров строк и размера текста, выключив выравнивание;

3. Выровняйте вторую строку текста по левому краю;

4. Перечитайте документ. Обратите внимание: озвучиваются номера строк и изменение размера текста, но не изменение выравнивания;

5. Снова откройте категорию «Форматирование документа» настроек NVDA и выключите чтение номеров строк и размера текста, включив при этом выравнивание;

6. Повторно перечитайте документ;

7. Ещё раз откройте категорию «Форматирование документа» диалога настроек NVDA и установите те значения, которые вы планируете использовать большую часть времени;

8. Закройте WordPad, не сохраняя сделанных изменений.